E-Mail-Archivierung für Unternehmen

E-Mail Archivierung beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Vorgaben

ap51bb836cc174a sIm privaten wie auch im Geschäftsleben gilt die E-Mail als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Doch für ein Unternehmen ist die E-Mail mehr als nur eine wertvolle und umfassende Informationsressource, was dennoch unterschätzt wird. Empfange Emails werden nicht separat gesichert, sondern bleiben oft über Jahre und Monate einfach im E-Mail-Postfach. Dass dadurch die Ladezeiten länger werden, wird geflissentlich ignoriert.

Natürlich nimmt auch die Masse der Daten zu, früher oder später verliert man nicht nur den Überblick über die gespeicherten E-Mails. Früher oder später ist das E-Mail-Postfach voll und wird vom Nutzer bzw. Hoster automatisch gelöscht. Dumm gelaufen, denn gerade im Geschäftsbereich gibt es in der Schweiz, Österreich und Deutschland gesetzliche Vorschriften in Sachen Email.

So schreiben §257HGB und §147AO innerhalb Deutschlands vor, dass der Unternehmer E-Mails, über die es zu einem Geschäftsabschluss kommt, über eine gewisse Anzahl an Jahren originalgetreu und vor allem vollständig aufbewahrt werden müssen. Das Ausdrucken der E-Mails ist dabei nicht ausreichend! Für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist in der Regel der Geschäftsführer des Unternehmens zuständig.

E-Mail-Archivierung vernachlässigt – die Folgen

Wird die Archivierungspflicht der E-Mails vernachlässigt, hat das nicht nur steuerrechtliche Folgen. In manchen Fällen muss man sogar mit zivilrechtlichen Konsequenzen rechnen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass eine gesetzeskonforme und vor allem vollständige Archivierung der E-Mails dem Unternehmen im Falle eines Falles als Beweis bei einem Gerichtsprozess dienen kann. Sehen Sie eine umfassende E-Mail-Archivierung einfach als Absicherung Ihrer Firma.

E-Mail-Archivierung für Unternehmen – Die Basis

ap51a65d455d9ce sFür die E-Mail-Kommunikation nutzen die meisten Unternehmen eine Groupware-Lösung oder E-Mail-Server. Doch eben diese Systeme sind nicht darauf ausgelegt, dass große Datenmengen über mehrere Jahre aufbewahrt und bereitgestellt werden können. Aus diesem Grund, die E-Mail-Archivierung zu vernachlässigen, ist keine gute Idee, denn die Folgen für das Unternehmen können wirtschaftlicher, technischer oder rechtlicher Natur sein. Das tut sich sicher kein cleverer Unternehmer freiwillig an.

Wie funktioniert die Archivierung von E-Mails?

Das E-Mail-Archiv ist kann als Ergänzung zum bereits etablierten E-Mail-System gesehen werden, dessen Nutzung durch das Archiv nicht beeinträchtigt wird. Bei der E-Mail-Archivierung kann der Administrator selbst bestimmen, welche E-Mails archiviert werden sollen und ob diese danach in den regulären E-Mail-Systemen erhalten bleiben oder gelöscht werden sollen.

Das Archiv sorgt des Weiteren dafür, dass die mit der Zeit steigenden Datenmengen selbst nach Jahren immer noch effizient verwaltet werden können. Die Anwender eines Unternehmens können jederzeit völlig unkompliziert auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Welche Vorteile bringt die E-Mail-Archivierung für Unternehmen außer dem Einhalten der gesetzlichen Vorschriften?

Die E-Mail-Archivierung schützt vor Datenverlust

In der Regel können Mitarbeiter wichtige E-Mails ganz nach ihrem Geschmack löschen und das oft völlig unbemerkt von der Geschäftsleitung. Nicht selten löschen Mitarbeiter, nach dem Sie das Unternehmen verlassen, ihr E-Mail-Postfach komplett. Dem Unternehmen gehen dabei aber oft wichtige Daten verloren. Dank einer E-Mail-Archivierungslösung können alle vorhandenen und alle zukünftigen E-Mails komplett archiviert werden. Diverse E-Mail-Archivlösungen können sogar so eingestellt werden, dass die E-Mails bereits vor der Zustellung archiviert werden, wodurch ein möglicher Datenverlust komplett ausgeschlossen wird.

Verbesserung der Produktivität

Aufgrund mobiler Geräte steigt das Datenvolumen innerhalb aller Unternehmen ständig an, wodurch die IT-Abteilung ganz leicht unter Druck gerät. Schließlich muss die Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten ständig gewährleistet werden, was aufgrund des ständig steigenden Datenvolumens nicht nur Zeit verlangt, sondern auch Ressourcen verschlingt und Kosten verursacht. Dank eines E-Mail-Archivs, wie wir sie in unserem Geschäft anbieten, können sie die Kostenspirale effektiv unterbrechen.

Lagern Sie Ihre E-Mails in ein Archiv aus, werden nicht nur dauerhaft die Storage-Anforderungen reduziert, sondern auch die Kosten Ihrer IT-Abteilung. Zudem entfällt das zeit- und kostenaufwendige Wiederherstellen alter E-Mails aus alten Datensicherungen, sofern die benötigten E-Mails in der Datensicherung noch vorhanden sind. Mit einem E-Mail-Archiv können Ihre Mitarbeiter je nach Bedarf die benötigten E-Mails selbst wieder herstellen.

Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt von diversen E-Mail-Archiven ist, dass es zu einer Reduzierung der Komplexität von Wiederherstellungs- und Backprozessen für den E-Mail-Server kommt. Des Weiteren haben Sie durch die E-Mail-Archivierung die Möglichkeit, dezentral gespeicherte Mails völlig unkompliziert und einfach zusammenzuführen bzw. zu sichern. All die genannten Vorteile haben nur ein Ergebnis, und zwar die Reduzierung der Kosten innerhalb Ihrer IT-Abteilung.

E-Mail-Archivlösungen sparen Kosten und Zeit

Einer der Hauptvorteile einer E-Mail-Archivierung ist eine Verbesserung der Produktivität innerhalb der Firma, da ständig vollständig auf archivierte E-Mails zugegriffen werden kann. Der Zugriff auf das E-Mail-Archiv kann auf völlig unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Zum Beispiel direkt über Microsoft Outlook, einem Webbrowser oder direkt über mobile Geräte. Dank der leistungsfähigen Volltextsuche ist die benötigte Mail schnell gefunden. Vor allem, weil bei einer E-Mail-Archivierung die bisher gewohnte Ordnerstruktur in der Regel erhalten bleibt.

Postfachbegrenzungen fallen weg

Bei diversen E-Mail-Archivierungslösungen fallen Postfachbegrenzungen weg, wodurch der Anwender sich nach der Archivierung nicht mehr um das Sortieren und Organisieren seiner E-Mails kümmern muss.

E-Mail-Archivierung – finden Sie einfach und unkompliziert archivierte E-Mails

Über die Archivlösung können die kompletten E-Mails einer Firma völlig unabhängig vom E-Mail-Server nach den benötigten Mails durchsucht werden. Eine bessere e-Discovery-Maßnahme werden Sie nirgends finden.

E-Mail-Archive schützen vor Datenverlust

Auch wenn von E-Mail-Servern ein regelmäßiges Back-up gemacht wird, benötigt es doch einiges an Zeit, die gesicherten Daten im Falle eines Schadens wiederherzustellen. Je nach Datenumfang kann die Datenherstellung einige Stunden, wenn nicht sogar Tage in Anspruch nehmen. In dieser Zeit stehen den Mitarbeitern die Daten aber nicht zur Verfügung. Mit einem E-Mail-Archiv wäre genau das eben nicht passiert. Denn alle E-Mails bleiben für alle Anwender erhalten, selbst wenn der E-Mail-Server ausfällt bzw. es zu einem Datenverlust kam. Das wiederum hat zur Folge, dass der Geschäftsprozess nicht gestört wird.

Sichern Sie mithilfe einer umfassenden E-Mail-Archivierung Ihre Unabhängigkeit

In der Regel läuft der komplette E-Mail-Verkehr über externe Server fremder Anbieter ab. Das wiederum verlangt von einem Unternehmen entsprechend Vertrauen in den Dienst und den Sicherheitsmechanismen seines Providers. Sehen sie eine lokale Archivierung Ihrer E-Mails als weitere Sicherheitsmaßnahme, denn dadurch können die gesicherten E-Mails völlig unabhängig zu jeder Zeit über das Archiv problemlos wiederhergestellt werden.

E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Hannover und Umland – wir helfen Ihnen weiter

Gerade im Bereich der E-Mail-Archivierung legen wir Wert auf eine stabile Lauffähigkeit der Mailstorage Server und achten auf ein Maximum an Datensicherheit. Aus diesem Grund integrieren wir bei unseren Geschäftskunden in deren Infrastruktur Mailstore-Server in der aktuellsten Version. Das dazugehörige Softwareunternehmen ist bekannt für seine erstklassigen Produkte. Man kann sagen, die Firma hat weltweit den höchsten Standard für E-Mail-Archivierung geschaffen, der an Zuverlässigkeit kaum zu übertreffen ist. Wir als IT-Dienstleister wissen die robuste Lösung zu schätzen, vor allem weil ein Setup völlig einfach und unkompliziert durchgeführt werden kann, ohne dass ein hoher Wartungsaufwand verlangt wird. Sie benötigen im Bereich der E-Mail-Archivierung entsprechend Beratung? Kein Problem, unser Fachpersonal steht Ihnen jederzeit helfend zur Seite und beantwortet alle Ihre Fragen.

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E-Mail-Archivierung: Das müssen Unternehmen wissen

Während im privaten Bereich der User selbst entscheidet, ob er seine Mails löschen oder speichern will, ist es am Arbeitsplatz anders. Innerhalb Deutschlands gibt es Gesetze, die den Unternehmer zur Archivierung seines täglichen Schriftverkehrs verpflichten. Dazu gehören auch E-Mails.

Wer hat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung?

Eigentlich unterliegt jedes Unternehmen der Pflicht zur Archivierung von E-Mails. Nur Nicht-Kaufleute sind nicht betroffen. Das heißt: Freiberufler, Kleingewerbetreibende und andere müssen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren.

Wissenswert: Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails ergibt sich auch aufgrund der Compliance-Pflicht und buchhalterischen, wie auch steuerrechtlichen Gründen.

Wer muss darauf achten, dass ein ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung der E-Mails durchgeführt wird?

Der Geschäftsführer ist derjenige, der es zur Verantwortung gezogen wird, wenn die E-Mail-Archivierung nicht funktioniert. Es muss in so einem Fall sogar mit rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden.

E-Mail-Archivierung: Allgemeines

Wie die E-Mail-Archivierung aussehen muss, wird von verschiedenen Gesetzen und Richtlinien geregelt, wie z. B.

  • HGB (Handelsgesetzbuch)
  • AO (Aufgabenverordnung)
  • GoB (Grundsatz zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen)
  • Bundesdatenschutzgesetz
  • Telekommunikationsgesetz usw.

Welche Mails müssen von einer Firma aufbewahrt werden?

Im § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch steht geschrieben, dass jede E-Mail, die mit einem Handelsbrief gleichzusetzen ist, aufbewahrt werden muss. Das sind praktisch alle E-Mails, die im Zuge einer Geschäftskorrespondenz verschickt werden. Auch E-Mails deren Inhalte einen steuerrechtlichen Bezug haben, müssen nach § 147 AO archiviert werden.

Fazit: Alle empfangenen und versendeten E-Mails, die für das Unternehmen geschäftlich relevant sind, müssen geordnet gespeichert werden.

Tipp: Willst du dich genauer informieren, welche Mails nicht archiviert werden dürfen, dann solltest du einen Blick in die DSGVO werfen (europäische Datenschutzverordnung).

Wie lange müssen Firmen-E-Mails aufbewahrt werden?

Paragraf 257 Handelsgesetzbuch Abs. 4 schreibt vor, dass E-Mails, die als Handelsbrief bewertet werden für sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Mail erhalten oder verschickt wurde.

Wichtig: Enthält die Mails für die Buchführung relevante Belege, beträgt die Frist bis zu zehn Jahre. (Beispiele für derartige Anhänger wären Jahresabschlüsse, Rechnungen usw.)

Wie muss die E-Mail-Archivierung aussehen?

Wie eine E-Mail-Archivierung aussehen muss, dazu gibt es von staatlicher Seite keine genaue Vorgaben wodurch dieses Thema etwas heikel wird, aber allgemein kann man sagen, E-Mails sind vollständig, nachvollziehbar, richtig, ordentlich, unveränderlich und zeitgerecht zu archivieren.

Sie haben Fragen zur E-Mail-Archivierung oder benötigen Unterstützung, dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wie sollte es anders sein, eine E-Mail. Wir nehmen uns gerne die Zeit, sie ausführlich und umfassend über ihre Möglichkeiten zu beraten.