Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Vorgaben

E-Mail-Archivierung für Unternehmen 1Im privaten wie auch im Geschäftsleben gilt die E-Mail als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Doch für ein Unternehmen ist die E-Mail mehr als nur eine wertvolle und umfassende Informationsressource, was dennoch unterschätzt wird. Empfange Emails werden nicht separat gesichert, sondern bleiben oft über Jahre und Monate einfach im E-Mail-Postfach. Dass dadurch die Ladezeiten länger werden, wird geflissentlich ignoriert.

Natürlich nimmt auch die Masse der Daten zu, früher oder später verliert man nicht nur den Überblick über die gespeicherten E-Mails. Früher oder später ist das E-Mail-Postfach voll und wird vom Nutzer bzw. Hoster automatisch gelöscht. Dumm gelaufen, denn gerade im Geschäftsbereich gibt es in der Schweiz, Österreich und Deutschland gesetzliche Vorschriften in Sachen Email.

So schreiben §257HGB und §147AO innerhalb Deutschlands vor, dass der Unternehmer E-Mails, über die es zu einem Geschäftsabschluss kommt, über eine gewisse Anzahl an Jahren originalgetreu und vor allem vollständig aufbewahrt werden müssen. Das Ausdrucken der E-Mails ist dabei nicht ausreichend! Für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist in der Regel der Geschäftsführer des Unternehmens zuständig.

E-Mail-Archivierung vernachlässigt – die Folgen

Wird die Archivierungspflicht der E-Mails vernachlässigt, hat das nicht nur steuerrechtliche Folgen. In manchen Fällen muss man sogar mit zivilrechtlichen Konsequenzen rechnen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass eine gesetzeskonforme und vor allem vollständige Archivierung der E-Mails dem Unternehmen im Falle eines Falles als Beweis bei einem Gerichtsprozess dienen kann. Sehen Sie eine umfassende E-Mail-Archivierung einfach als Absicherung Ihrer Firma.

E-Mail-Archivierung für Unternehmen – Die Basis

E-Mail-Archivierung für Unternehmen 2Für die E-Mail-Kommunikation nutzen die meisten Unternehmen eine Groupware-Lösung oder E-Mail-Server. Doch eben diese Systeme sind nicht darauf ausgelegt, dass große Datenmengen über mehrere Jahre aufbewahrt und bereitgestellt werden können. Aus diesem Grund, die E-Mail-Archivierung zu vernachlässigen, ist keine gute Idee, denn die Folgen für das Unternehmen können wirtschaftlicher, technischer oder rechtlicher Natur sein. Das tut sich sicher kein cleverer Unternehmer freiwillig an.

Wie funktioniert die Archivierung von E-Mails?

Das E-Mail-Archiv ist kann als Ergänzung zum bereits etablierten E-Mail-System gesehen werden, dessen Nutzung durch das Archiv nicht beeinträchtigt wird. Bei der E-Mail-Archivierung kann der Administrator selbst bestimmen, welche E-Mails archiviert werden sollen und ob diese danach in den regulären E-Mail-Systemen erhalten bleiben oder gelöscht werden sollen.

Das Archiv sorgt des Weiteren dafür, dass die mit der Zeit steigenden Datenmengen selbst nach Jahren immer noch effizient verwaltet werden können. Die Anwender eines Unternehmens können jederzeit völlig unkompliziert auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Welche Vorteile bringt die E-Mail-Archivierung für Unternehmen außer dem Einhalten der gesetzlichen Vorschriften?

E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Hannover und Umland – wir helfen Ihnen weiter

Gerade im Bereich der E-Mail-Archivierung legen wir Wert auf eine stabile Lauffähigkeit der Mailstorage Server und achten auf ein Maximum an Datensicherheit. Aus diesem Grund integrieren wir bei unseren Geschäftskunden in deren Infrastruktur Mailstore-Server in der aktuellsten Version. Das dazugehörige Softwareunternehmen ist bekannt für seine erstklassigen Produkte. Man kann sagen, die Firma hat weltweit den höchsten Standard für E-Mail-Archivierung geschaffen, der an Zuverlässigkeit kaum zu übertreffen ist. Wir als IT-Dienstleister wissen die robuste Lösung zu schätzen, vor allem weil ein Setup völlig einfach und unkompliziert durchgeführt werden kann, ohne dass ein hoher Wartungsaufwand verlangt wird. Sie benötigen im Bereich der E-Mail-Archivierung entsprechend Beratung? Kein Problem, unser Fachpersonal steht Ihnen jederzeit helfend zur Seite und beantwortet alle Ihre Fragen.

Bildquelle: aboutpixel.de / red letter © Marco Lachmann-Anke

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E-Mail-Archivierung: Das müssen Unternehmen wissen

Während im privaten Bereich der User selbst entscheidet, ob er seine Mails löschen oder speichern will, ist es am Arbeitsplatz anders. Innerhalb Deutschlands gibt es Gesetze, die den Unternehmer zur Archivierung seines täglichen Schriftverkehrs verpflichten. Dazu gehören auch E-Mails.

Wer hat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung?

Eigentlich unterliegt jedes Unternehmen der Pflicht zur Archivierung von E-Mails. Nur Nicht-Kaufleute sind nicht betroffen. Das heißt: Freiberufler, Kleingewerbetreibende und andere müssen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren.

Wissenswert: Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails ergibt sich auch aufgrund der Compliance-Pflicht und buchhalterischen, wie auch steuerrechtlichen Gründen.

Wer muss darauf achten, dass ein ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung der E-Mails durchgeführt wird?

Der Geschäftsführer ist derjenige, der es zur Verantwortung gezogen wird, wenn die E-Mail-Archivierung nicht funktioniert. Es muss in so einem Fall sogar mit rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden.

E-Mail-Archivierung: Allgemeines

Wie die E-Mail-Archivierung aussehen muss, wird von verschiedenen Gesetzen und Richtlinien geregelt, wie z. B.

  • HGB (Handelsgesetzbuch)
  • AO (Aufgabenverordnung)
  • GoB (Grundsatz zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen)
  • Bundesdatenschutzgesetz
  • Telekommunikationsgesetz usw.

Welche Mails müssen von einer Firma aufbewahrt werden?

Im § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch steht geschrieben, dass jede E-Mail, die mit einem Handelsbrief gleichzusetzen ist, aufbewahrt werden muss. Das sind praktisch alle E-Mails, die im Zuge einer Geschäftskorrespondenz verschickt werden. Auch E-Mails deren Inhalte einen steuerrechtlichen Bezug haben, müssen nach § 147 AO archiviert werden.

Fazit: Alle empfangenen und versendeten E-Mails, die für das Unternehmen geschäftlich relevant sind, müssen geordnet gespeichert werden.

Tipp: Willst du dich genauer informieren, welche Mails nicht archiviert werden dürfen, dann solltest du einen Blick in die DSGVO werfen (europäische Datenschutzverordnung).

Wie lange müssen Firmen-E-Mails aufbewahrt werden?

Paragraf 257 Handelsgesetzbuch Abs. 4 schreibt vor, dass E-Mails, die als Handelsbrief bewertet werden für sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Mail erhalten oder verschickt wurde.

Wichtig: Enthält die Mails für die Buchführung relevante Belege, beträgt die Frist bis zu zehn Jahre. (Beispiele für derartige Anhänger wären Jahresabschlüsse, Rechnungen usw.)

Wie muss die E-Mail-Archivierung aussehen?

Wie eine E-Mail-Archivierung aussehen muss, dazu gibt es von staatlicher Seite keine genaue Vorgaben wodurch dieses Thema etwas heikel wird, aber allgemein kann man sagen, E-Mails sind vollständig, nachvollziehbar, richtig, ordentlich, unveränderlich und zeitgerecht zu archivieren.

Sie haben Fragen zur E-Mail-Archivierung oder benötigen Unterstützung, dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wie sollte es anders sein, eine E-Mail. Wir nehmen uns gerne die Zeit, sie ausführlich und umfassend über ihre Möglichkeiten zu beraten.