Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Vorgaben

Im privaten wie auch im Geschäftsleben gilt die E-Mail als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Doch für ein Unternehmen ist die E-Mail mehr als nur eine wertvolle und umfassende Informationsressource, was dennoch unterschätzt wird. Empfange Emails werden nicht separat gesichert, sondern bleiben oft über Jahre und Monate einfach im E-Mail-Postfach. Dass dadurch die Ladezeiten länger werden, wird geflissentlich ignoriert.

Natürlich nimmt auch die Masse der Daten zu, früher oder später verliert man nicht nur den Überblick über die gespeicherten E-Mails. Früher oder später ist das E-Mail-Postfach voll und wird vom Nutzer bzw. Hoster automatisch gelöscht. Dumm gelaufen, denn gerade im Geschäftsbereich gibt es in der Schweiz, Österreich und Deutschland gesetzliche Vorschriften in Sachen Email.

So schreiben §257HGB und §147AO innerhalb Deutschlands vor, dass der Unternehmer E-Mails, über die es zu einem Geschäftsabschluss kommt, über eine gewisse Anzahl an Jahren originalgetreu und vor allem vollständig aufbewahrt werden müssen. Das Ausdrucken der E-Mails ist dabei nicht ausreichend! Für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist in der Regel der Geschäftsführer des Unternehmens zuständig.

E-Mail-Archivierung vernachlässigt – die Folgen

Wird die Archivierungspflicht der E-Mails vernachlässigt, hat das nicht nur steuerrechtliche Folgen. In manchen Fällen muss man sogar mit zivilrechtlichen Konsequenzen rechnen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass eine gesetzeskonforme und vor allem vollständige Archivierung der E-Mails dem Unternehmen im Falle eines Falles als Beweis bei einem Gerichtsprozess dienen kann. Sehen Sie eine umfassende E-Mail-Archivierung einfach als Absicherung Ihrer Firma.

E-Mail-Archivierung für Unternehmen – Die Basis

Für die E-Mail-Kommunikation nutzen die meisten Unternehmen eine Groupware-Lösung oder E-Mail-Server. Doch eben diese Systeme sind nicht darauf ausgelegt, dass große Datenmengen über mehrere Jahre aufbewahrt und bereitgestellt werden können. Aus diesem Grund, die E-Mail-Archivierung zu vernachlässigen, ist keine gute Idee, denn die Folgen für das Unternehmen können wirtschaftlicher, technischer oder rechtlicher Natur sein. Das tut sich sicher kein cleverer Unternehmer freiwillig an.

Wie funktioniert die Archivierung von E-Mails?

Das E-Mail-Archiv ist kann als Ergänzung zum bereits etablierten E-Mail-System gesehen werden, dessen Nutzung durch das Archiv nicht beeinträchtigt wird. Bei der E-Mail-Archivierung kann der Administrator selbst bestimmen, welche E-Mails archiviert werden sollen und ob diese danach in den regulären E-Mail-Systemen erhalten bleiben oder gelöscht werden sollen.

Das Archiv sorgt des Weiteren dafür, dass die mit der Zeit steigenden Datenmengen selbst nach Jahren immer noch effizient verwaltet werden können. Die Anwender eines Unternehmens können jederzeit völlig unkompliziert auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Welche Vorteile bringt die E-Mail-Archivierung für Unternehmen außer dem Einhalten der gesetzlichen Vorschriften?

E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Hannover und Umland – wir helfen Ihnen weiter

Gerade im Bereich der E-Mail-Archivierung legen wir Wert auf eine stabile Lauffähigkeit der Mailstorage Server und achten auf ein Maximum an Datensicherheit. Aus diesem Grund integrieren wir bei unseren Geschäftskunden in deren Infrastruktur Mailstore-Server in der aktuellsten Version. Das dazugehörige Softwareunternehmen ist bekannt für seine erstklassigen Produkte. Man kann sagen, die Firma hat weltweit den höchsten Standard für E-Mail-Archivierung geschaffen, der an Zuverlässigkeit kaum zu übertreffen ist. Wir als IT-Dienstleister wissen die robuste Lösung zu schätzen, vor allem weil ein Setup völlig einfach und unkompliziert durchgeführt werden kann, ohne dass ein hoher Wartungsaufwand verlangt wird. Sie benötigen im Bereich der E-Mail-Archivierung entsprechend Beratung? Kein Problem, unser Fachpersonal steht Ihnen jederzeit helfend zur Seite und beantwortet alle Ihre Fragen.

Bildquelle: aboutpixel.de / red letter © Marco Lachmann-Anke

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