Die Digitalisierung macht auch vom Contract Management nicht halt. Gestalte die Prozesse deines Vertragsmanagements effizienter und übersichtlicher und investiere in den Kauf von Vertragsmanagementsoftware.

Welche Aufgaben hat das Contract Management?

Das Contract Management beinhaltet ein breites Aufgabengebiet zu dem nicht nur das Archivieren der Verträge gehört, sondern auch die Informationsgewinnung. Zusätzlich ist die Vertragsverwaltung auch dafür zuständig, für jeden Vertrag alle gesetzlichen Verpflichtungen zu recherchieren, die für die Erfüllung eines Vertrags relevant sind.

Beispiele

Das Contract Management hat die Aufgabe alle ausgehende Rechnungen zu überprüfen, ob sie korrekt erstellt wurden. Diese Prüfpflicht sollte auch bei wiederkehrenden Rechnungen eingehalten werden, die automatisiert erstellt wurden, denn trotz diverser Automatismen, sind auch hier Fehler nicht ausgeschlossen.

Sind neue Projekte in Planung, fällt das Einholen von Angeboten für Waren und Produkte, die für die Umsetzung benötigt werden, ebenfalls in das Aufgabengebiet der Vertragsverwaltung.

Natürlich kümmert sich das Contract Management darum, dass alle Vertragsunterlagen entsprechend der gewerblichen Vorgaben revisionssicher gespeichert/ archiviert werden.

Ein weiterer Aufgabenbereich der Vertragsverwaltung ist das Entwerfen von Verträgen, die Prüfung von Verträgen und die Überwachung der Vertragseinhaltung. Natürlich überwacht das Vertragsmanagement auch die Einhaltung der Termine. Das Wichtigste jedoch ist, dass die Vertragsverwaltung die wichtigsten Bestandteile eines Vertrages zusammenfasst und strukturiert abspeichert. Diese Zusammenfassung soll sicherstellen, dass die Informationen schnell erfasst werden können. Sie stellt die Grundlage für die Arbeit anderer Abteilungen dar.

Welche Vorteile bringt Verwaltungsmanagement Software:

  • Zeitersparnis: Da sich mit Verwaltungsmanagement Software diverse Automatismen einrichten lassen, spart das natürlich deutlich Zeit, wie z. B. die Erinnerung wann Telefon-, Miet- oder Versicherungsverträge ablaufen.
  • Schonung von Ressourcen: Da die Software die Verwaltung aller Verträge erleichtert, da man alle Daten gezielt an einem Punkt sammeln kann, werden weniger Personalressourcen für die Verwaltung der Verträge benötigt.
  • Informationen können schneller erfasst werden:
  • Fehler werden vermieden.
  • Kündigungsfristen können leichter überwacht werden.

Wissenswert: Mittels Contract Management Software lassen sich Verträge aller Art überwachen.