Die aktuelle Coronakrise hat es gezeigt, die Digitalisierung in Deutschland steckt eigentlich noch in den Kinderschuhen. Der Virus hat viele Arbeitgeber dazu gezwungen einen Teil ihrer Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken und viele waren unvorbereitet. Während es bei den einen Firmen trotzdem recht gut funktionierte, war es bei einigen ein absolutes Fiasko. Nachfolgend haben wir für Sie einige der wichtigsten Aspekte aufgeschlüsselt, rund um Homeoffice.

Kann ein Arbeitgeber darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit im Homeoffice nachgeht?

An welcher Örtlichkeit der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, hängt davon ab, was in seinem Arbeitsvertrag festgelegt wurde. Grundsätzlich gilt, steht im Arbeitsvertrag nichts vom Homeoffice, muss der Arbeitnehmer damit einverstanden sein, im Homeoffice zu arbeiten. Einfach darauf bestehen kann ein Arbeitgeber nicht.

Tipp: Um auf Nummer sicherzugehen, empfiehlt sich für die Zukunft entsprechende Passagen in die Arbeitsverträge der Arbeitnehmer aufzunehmen, die im Homeoffice arbeiten können. Gleichzeitig sollte natürlich auch eine entsprechende Datenschutzvereinbarung abgeschlossen werden.

Mein Mitarbeiter muss in Quarantäne, muss er arbeiten?

Ist der Mitarbeiter tatsächlich erkrankt und somit arbeitsunfähig, ist er nicht verpflichtet zu arbeiten. Befindet sich der Arbeitnehmer nur aus „Sicherheitsgründen“ in Quarantäne, da der Verdacht besteht, er könnte Träger des Virus sein, muss er arbeiten. Aber nur, wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind.

Ist Homeoffice-Zwang für Mitarbeiter möglich?

Nein, solange keine entsprechenden schriftlichen Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer getroffen wurden, kann er nicht zum Homeoffice verpflichtet werden. Allerdings gibt es hier eine Ausnahme, und zwar, wenn dem Unternehmen ein unverhältnismäßiger Schaden dadurch droht, wenn der Arbeitnehmer „Heimarbeit“ verweigert.

Homeoffice und der Arbeitsschutz

Unabhängig, ob der Arbeitnehmer in der Firma arbeitet oder zuhause im Homeoffice, die gesetzlichen Vorgaben im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit gelten immer.

Tipp: Werden Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, sollt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine entsprechende Vereinbarung treffen, die ihm ein Zutrittsrecht zur Wohnung des Arbeitnehmers nach Vorankündigung einräumt.

Homeoffice: Welche Regeln gelten bezüglich der Arbeitszeit?

Die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit gelten im Unternehmen genauso, wie im Homeoffice. Vor allem im Bezug auf die maximale Arbeitszeit und die Pausen.

Tipp: Um rechtliche Stolperfallen zu vermeiden, sollten entsprechende Vereinbarungen schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Warum? Weil gerade im Homeoffice müssen manche Mitarbeiter auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten erreichbar sein müssen.

Homeoffice: Was passiert bei einem Arbeitsunfall?

Kommt es im Homeoffice zu einem Arbeitsunfall, greift auch hier die gesetzliche Unfallversicherung. Auch wenn es hier deutlich schwerer ist, zu unterscheiden, ob der Unfall während einer privaten oder beruflichen Tätigkeit entstanden ist.

Beispiel: Entscheidend kann bei der Frage sein, ob der Unfall tatsächlich im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstanden ist, wo der Unfall passiert ist, z. B. auf dem Weg zum PC (beruflich) oder auf dem Weg in die Küche (privat).

Homeoffice: Wie sieht es mit den Kosten aus?

Grundsätzlich gilt, auch wenn der Arbeitnehmer im Homeoffice tätig ist, hat der Arbeitgeber alle Kosten zu tragen, die zum Beispiel für die Büromaterialien, die Software usw., anfallen. Es ist aber auch möglich, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer separate Regeln treffen.

Kann das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden?

Wer sein Büro in den heimischen Wänden steuerlich geltend machen möchte, sollte wissen, dass das für Arbeitnehmer und auch Selbstständige gar nicht so einfach ist. Nur unter bestimmten Voraussetzungen kann das häusliche Arbeitszimmer komplett abgesetzt werden. Wie, warum und wann genau, hierfür müssten Sie sich bei ihrem Steuerberater informieren. Wie gesagt, wir sind ein Computerservice im Herzen Hannovers.

Homeoffice: Die technischen Voraussetzungen

Für effizientes und sicheres Arbeiten im Homeoffice sollten einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören:

  • Eine gute und zuverlässige Internetverbindung. Aktuell haben einige Internetprovider aufgrund der Corona-Krise relativ gute Angebote.
  • Erreichbarkeit (Stichwort: Telefonnummer): Gerade wenn Mitarbeiter im Homeoffice tätig sind, die regelmäßig mit Kunden in Kontakt sind, ist es eine gute Lösung, dass diese über die übliche Büro-Telefonnummer erreichbar sind. Das kann in der Regel problemlos über eine Rufweiterleitung geregelt werden. Am besteh ist auch, wenn die Büro-Telefonnummer beim Kunden erscheint, wenn der im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter nach außen telefoniert. Das ist aus technischer Sicht auf verschiedenen Wegen umsetzbar.
  • Hard- und Software: Damit der Arbeitnehmer im Homeoffice effizient arbeiten kann, braucht er natürlich die im Unternehmen übliche Software und eine leistungsfähige Hardware, die mit der Hardwareausstattung im Unternehmen zumindest ansatzweise mithalten kann. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, entweder stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine entsprechende Ausstattung oder der Arbeitnehmer nutzt seine eigenen Geräte.

Tipp: Für maximale Datensicherheit und aus Datenschutzgründen sollte natürlich darauf geachtet werden, dass ein Gerät entweder nur für private oder berufliche Zwecke verwendet wird, um letztendlich die IT-Sicherheit des Unternehmens nicht zu gefährden.

Wie kann die Trennung von privater und beruflicher Nutzung gelingen?

Eine Möglichkeit zur Datensicherheit wäre der Fernzugriff auf dem Rechner der Firma per VPN. Um hier maximale Sicherheit zu gewährleisten, sollte eine 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Gerne schlagen wir Ihnen weitere Absicherungsmaßnahmen und individuell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens abgestimmte technische Lösungen vor. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail, um einen unverbindliches Erstberatungsgespräch zu vereinbaren.

Computersicherheit: Grundwissen für Arbeitnehmer

  • Der Arbeitnehmer sollte darauf achten, welche Geräte an den Rechner angeschlossen werden, um einen Schadwarebefall zu verhindern. Fremde Datenträger haben am Firmenrechner einfach nichts verloren“
  • Von Betriebssystem über Antivirenprogramm und die Firewall, der Arbeitnehmer muss darauf achten, dass die komplette Anwendungssoftware aktuell ist. Sicherheitsupdates sind zeitnah einzuspielen.
  • Passwörter und Benutzernamen sollten nicht für Dritte zugänglich aufbewahrt werden.
  • Ist man am heimischen Rechner eingeloggt, sollte man zumindest den Sperrbildschirm aktivieren, sobald man den Computer verlässt.
  • Es ist ein Passwort zu wählen, dass nicht so einfach zu knacken ist. Auf was Sie bei der Wahl ihres Passwortes achten müssen, können Sie hier

Wichtig: Neben der IT-Sicherheit und dem Datenschutz sollte ein Unternehmen unbedingt entsprechende Mechanismen festlegen, was im Falle eines IT-Notfalls zu tun ist. Gerne erstellen wir als IT-Dienstleister entsprechende Konzepte, die Ihren Arbeitnehmern im Ernstfall schnell und effizient weiterhelfen.

Mitarbeiter im Homeoffice während der Corona-Krise: So können Sie diese unterstützen!

  • Klären Sie Ihre Mitarbeiter über ihre Rechte auf.
  • Stellen sie ihren Arbeitnehmern alle notwendigen technischen Mittel zur Verfügung.
  • Sprechen Sie mit ihren Arbeitnehmern darüber, ob Homeoffice nur während der Krise angedacht ist oder ob daraus eventuell eine dauerhafte Lösung werden kann.
  • Legen sie mit ihrem Arbeitnehmer gemeinsam fest, wann und in welchem Umfang er für externe Kunden erreichbar sein muss. Weisen Sie diesen darauf hin, dass er unbedingt die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pausenzeiten einzuhalten hat.

Datenschutz und Datensicherheit – die 8 wichtigsten Grundregeln im Umgang mit Firmendaten im Homeoffice

Während im Unternehmen eine gewisse infrastrukturelle Sicherheit gegeben ist, sieht das beim Homeoffice anders aus. Oft haben hier Familienangehörigen und/oder Besucher völlig freien Zugang zum Arbeitsplatz. Und genau das kann zum Problem werden, wenn der Arbeitnehmer nicht entsprechende Maßnahmen trifft. Nachfolgend haben wir ihnen die wichtigsten Maßnahmen zum Schutz von Firmendaten für Homeoffice-Mitarbeiter zusammengefasst.

  • Sobald der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verlässt müssen Fenster und Türen geschlossen werden.
  • Es ist darauf zu achten, dass unbefugte Dritte keinen Zugang zum Dienstrechner bzw. zu dienstlichen Unterlagen bekommen.
  • Die Anschaffung von verschließbaren Büroschränken ist ratsam.
  • Der Arbeitsplatz muss immer aufgeräumt sein, damit nicht versehentlich sensible Daten in die Hände unbefugter Dritter gelangen.
  • Die Firewall auf dem Rechner ist privat, wie auch beruflich Pflicht.
  • Dienstliche Datenträger und IT-Systeme sollten immer verschlüsselt werden.
  • Die Verwendung von Bildschirmschutzfolie kann dabei helfen, die Bildschirminhalte vor neugierigen Blicken zu verbergen.
  • Vor allem im Homeoffice ist eine regelmäßige Datensicherung Pflicht. Gerne zeigen wir Ihnen wie.
  • Sollten firmeneigene Geräte oder Datenträger verloren gehen, hat zeitnah eine Verlustmeldung zu erfolgen.