Im Web oder in Buchform gibt es Dutzende von Ratgebern, die dabei helfen sollen, die tägliche E-Mail-Flut effizienter zu bewältigen. Meist drehen sich diese darum mithilfe von Filterregeln die wichtigsten Mails von den unwichtigen zu unterscheiden. Andere Ratgeber empfehlen wiederum eine völlig Verhaltensänderung, um die Masse an Mails in den Griff zu bekommen. Doch manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die zu deutlichen Veränderungen führen und eine große Auswirkung haben. Darum sollte der erste Schritt für Outlook-Nutzer immer sein, die Maileingangsliste von Outlook übersichtlicher zu gestalten. Hierfür bietet das Mailprogramm eine Reihe Bordmittel.

Posteingangsliste von Outlook übersichtlicher strukturieren

Standardmäßig ist der Posteingang von Outlook so eingestellt, dass nur die ungelesenen Mails fett dargestellt werden. Dabei bietet das Mailprogramm noch viel mehr Möglichkeiten. So können die eingehenden Mails von bestimmten Mail-Adressen in einer ganz eigenen Farbe dargestellt werden. Mails von Vorgesetzten übersieht man so garantiert nicht mehr. Des Weiteren hast Du die Möglichkeit, dass Du in Outlook alle Mails farbig darstellen lassen kannst bei denen du nur ein CC-Empfänger bist.

So kannst Du die E-Mail-Eingangsliste von Outlook strukturieren

Öffne Outlook und gehe auf das Register „Ansicht“. Anschließend öffnest du die Ansichtseinstellungen, bevor Du in der Dialogbox auf „Bedingte Formatierung“ klickst. Jetzt ist ein neues Fenster zu sehen. Dort kannst du alle bereits vorhandenen Formatierungsregeln sehen. Diese Liste ist anklickbar und kann durch neue Regeln ergänzt werden. Achte darauf, dass die neuen Regeln aussagekräftig benannt werden.

E-Mail-Verlauf strukturiert darstellen

Da nicht jeder den vorherigen Schriftverkehr beim Antworten einer Mail behält, sondern löscht, kann es unnötig Zeit brauchen, nach dem kompletten Schriftverkehr zu recherchieren, um der Unterhaltung folgen zu können. Auch hier kann Outlook helfen. Das Mailprogramm bietet die Möglichkeit, dass alle Mails, die zu einer Unterhaltung bzw. Antwortkette gehören in einer Art Baumstruktur zusammengehörend dargestellt werden.

Mailverlauf strukturiert darstellen: So funktioniert’s

Öffne Outlook und gehe auf das Register „Ansicht“. Setze einen Haken bei „als Unterhaltung anzeigen“. Nun wirst du vom Mailprogramm gefragt, ob diese neue Regel nur für diesen Ordner oder für alle angelegten Mailkonten angewendet werden soll.

Wissenswert: Um zu verhindern, dass Outlook alles doppelt und dreifach abspeichert bietet das Mailprogramm die interessante Funktion „Unterhaltung aufräumen“. Diese lässt sich öffnen in dem Du eine Mail mit der rechten Maustaste anklickst. Jetzt öffnen sich ein Kontextmenü, wähle nun „Unterhaltung aufräumen“ aus.

Das Mailprogramm entfernt nun ganz automatisch alle doppelten Inhalte. Alternativ bietet Microsoft Outlook auch die Möglichkeit Unterhaltungen komplett zu ignorieren. Klicke hierfür die Mail mit der rechten Maustaste an und wähle nach dem sich das Kontextmenü geöffnet hat, „Unterhaltung ignorieren“ aus. Jetzt landen alle E-Mails, die zu dieser Unterhaltung gehören automatisch im Papierkorb.

Benutzerdefinierte Suchordner: Jetzt wird der Posteingang übersichtlich

Die selektive Wahrnehmung ist des Büroarbeiters schlimmster Feind., denn sie ist der Grund warum einem die eine oder andere wichtige E-Mail entgangen ist. Die Lösung, die Erstellung eines Suchordners mit gefilterter Ansicht.

Welche Vorteile bietet die Erstellung eines Suchordners mit gefilterter Ansicht?

  • Über den Suchordner kannst Du eine gefilterte Ansicht deines Posteingangs ganz nach deinem eigenen Ermessen fertigstellen.
  • Mithilfe des Suchordners hast Du die Möglichkeit, dass Du dir alle Mails einzelner Absender anzeigen lassen kannst.
  • Des Weiteren kannst Du deine Mails nach einem bestimmten Betreff, Nachrichtentexte oder Schlagwörter durchforsten lassen.

Suchordner erstellen: So wird’s gemacht

Klicke mit der rechten Maustaste auf die in Microsoft zu sehende Ordnerliste. Jetzt öffnen sich ein Kontextmenü. Hier wählst Du Suchordner aus. Anschließend geht es über „neue Suchordner“ zur Erstellung weiter. Bestimme nun deine ganz eigenen Filterregeln.

Tipp: Neben der Strukturierung des E-Mail-Eingangs ist es natürlich auch wichtig, die geschäftlichen Mails entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zu erstellen. Als Computer Service in Hannover und Umgebung stehen wir zu Ihrer völlig freien Verfügung und entwickeln gerne für Sie ein individuelles Konzept. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Gerne verabreden wir mit Ihnen einen unverbindlichen Beratungstermin.