Mails können auf verschiedenste Art und Weise über Mail-Clienten (z. B. Outlook, Thunderbird usw.) oder über einen Webmailer abgerufen werden. Dadurch lassen sich E-Mails über allerlei Geräte bearbeiten.

Warum ist ein lokal installiertes Mailprogramm sinnvoll?

Um Mails über einen Webmailer abrufen zu können, muss eine aktive Internetverbindung gegeben sein. Offline arbeiten ist gar nicht möglich! Aus diesem Grund installieren viele auf Ihrem Computer ein sogenanntes Mailprogramm. Das Mailprogramm braucht nur kurz eine Internetverbindung, um alle Mails auf dem Rechner herunterzuladen. Die Bearbeitung der Mails kann offline erfolgen. Für den Versand ist allerdings wiederum eine Internetverbindung notwendig.

Tipp: Wer seine Mails auch offline bearbeiten möchte, muss darauf achten, dass das Mailprogramm richtig eingestellt wird. Sie haben die Wahl zwischen POP3 und IMAP. Wollen Sie Ihre Mails von verschiedenen Geräten abrufen, dann sollten Sie die Option auswählen, dass die Nachrichten auf dem Server verbleiben. Mailprogramme bieten die Möglichkeit, die Nachrichten nach

  • Absender
  • Eingangsdatum
  • Betreff
  • Kategorie

zu sortieren. Des Weiteren können Sie alle ungelesenen Mails mit nur einem Klick herausfiltern. Natürlich lassen sich die Nachrichten auch nach bestimmten Schlagwörtern filtern.

Wissenswert: Über das Mailprogramm kann der Nutzer manuell die Regel festlegen anhand derer Mails gleich im Spamordner verschwinden sollen.

Mailprogramm nutzen: Achten Sie auf die Sicherheit Ihrer Daten

Die Nutzung von Hotspots/öffentlichem WLAN ist zwar ganz praktisch, aber auch riskant. Datenschnüffler sind nun mal überall. Wird eine Mail verschickt, muss sie nämlich mehrere Zwischenstationen durchlaufen bis sie beim Empfänger ankommt. Hier könnte der Inhalt der Mail praktisch von Fremden mitgelesen werden. Um das zu verhindern, sollten Sie beim Einrichten Ihres Mailprogramms darauf achten, dass Sie SSL/TLS, die Verschlüsselung, aktivieren. Das führt aber auch dazu, dass Sie den Port anpassen müssen. Für eingehende Mails ist das bei IMAP Port 993 und bei POP3 995. Für ausgehende Nachrichten sollte der Port 465 gewählt werden.

Tipp: Mails, die besonders vertrauliche Daten beinhalten sollten zusätzlich gesondert verschlüsselt und signiert werden. Eine derartige Verschlüsselung funktioniert immer mit zwei Schlüsseln, einem Public und einem Secret Key. Das bedeutet, Daten, die mit dem Public Key verschlüsselt wurden, lassen sic nur mit dem dazugehörigen Private Key decodieren. Eine freie Software, die eine zusätzliche Verschlüsselung von E-Mails möglich macht, wäre GPG 4 WIn. Gehören Sie zu den Nutzern von Thunderbird, dann sollten Sie wissen, dass dieses Mailprogramm ganz einfach mi dem kostenfreien PGP-Plug-in „Enigmail“ erweitert werden kann.

Behalten Sie die Kapazitäten Ihres Mailkontos im Auge

Um die Kapazitäten Ihres Mailkontos nicht unnötig auszureizen, sollten Sie unerwünschte Mails sofort löschen. Ist Ihr Mailkonto voll, gilt dasselbe, wenn Sie weiterhin Mails empfangen wollen. Sie dürfen aber als gewerblicher Betrieb nicht vergessen, vorher die Mails entsprechend zu sichern.

Tipp: Bei den meisten Mailprogrammen können Sie leider nicht sehen, wie viel Platz Ihr Mailspeicher noch zur freien Verfügung hat. Hier kann das Programm Imapsize helfen. Mit dieser Freeware können Sie die IMAP-Ordner direkt auf Ihrem Server verwalten. Hiermit lassen sich Mails direkt online löschen, verschieben oder kopieren. Aber auch das online Entfernen von Dateianhängen wird möglich.

Sind Sie auf der Suche nach einer Software, die Ihnen die Möglichkeit einer E-Mail-Komplettsicherung bietet, dann sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die eine Volltextsuche ermöglicht, wie z. B. Microsoft Mailstore oder Lokeen.

Mailprogramm wechseln: So funktionierts

Wer sein bisheriges Mailprogramm wechseln möchte hat das Problem, dass die bisherigen Mails in den neuen Clienten überführt werden müssen. Natürlich gibt es eine Vielzahl an Programmen, die über eine eigene Importfunktion verfügen. Leider funktioniert diese nicht immer so reibungslos wie erwartet. Nutzen Sie besser Programme zur Mailsicherung, wie z. B. Lokeen. Hier ist eine Implementierung der alten Mails nicht notwendig, da die Mails über diese Programme direkt eingesehen und abgerufen werden können.